Ansök om utbetalning

Ansökan om utbetalning (rekvisition) görs i Min ansökan. Ditt projekt hittar du under Mina sidor.

Välj utbetalningar i rullisten Hantera. När du kommer in i miljön för ansökan om utbetalning har du två undermiljöer, Utbetalning och Lägesrapport, där du kan rapportera ditt projekt.

Översikt

Här ser du allmän information om ditt projekt, till exempel vilka i din organisation som är kontaktpersoner och därmed kan rapportera för projektet i Min ansökan.

Utbetalningar

När du öppnar Utbetalningar visas först en lista med eventuellt öppna och redan skickade utbetalningar. Du börjar med att skapa en ny utbetalning och ange redovisningsperiod för aktuell period du vill rekvirera medel för.

I miljön Utbetalning finns fyra arbetsflikar där du matar in uppgifter i alla, förutom fliken Ekonomirapport.

Den information vi efterfrågar baseras på ditt ärendebeslut, budget och eventuella kommentarer från oss i tidigare utbetalningsbeslut. Medlen betalas ut av oss via Tillväxtverket i efterskott mot redovisning av genomförda aktiviteter, uppnådda resultat och upparbetade kostnader.

Du rekvirerar regionala projektmedel för aktuell redovisningsperiod. Rekvirerat belopp kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader (projektets nettokostnader), det vill säga totala projektkostnader exklusive bidrag i annat än pengar, med avdrag för projektintäkter. Inom total budget kan Region Kalmar län acceptera vissa förskjutningar mellan kostnadsslag upp till 20 procent mot att förklaring ges i aktuell lägesrapport eller så snart eventuell avvikelse blir känd.

Ekonomirapport

Här kan du se totalt utfall i ditt projekt jämfört med budget. Alla belopp visas här per automatik.

Utgifter

Utfall av kostnader för aktuell period redovisas under Utgifter. Vi rekommenderar dig att läsa igenom de instruktioner som ges när du öppnar upp miljön första gången. Grunden i Min ansökan är att varje utgift (enskild affärshändelse) bildar en verifikatsrad. Antingen redovisar du affärshändelserna rad för rad, genom att välja Lägg till rad, i enlighet med de fasta rubrikerna som anges, eller väljer du att ladda upp en excelfil till Min ansökan.

Region Kalmar län kan i vissa fall godta en förenklad redovisning av utgifter, där du tillåts att redovisa en rad per kostnadsslag. Detta bestäms i dialog med oss och kräver att du fyller i avstämningsunderlaget för utgifter.

Avstämningsunderlag för utgifter

Om du redovisar projektintäkter för aktuell period ska du inte ange något minustecken, Min ansökan ser det som en negativ utgift automatiskt. Kom ihåg att spara när du är klar med redovisningen av utgifter.

Medfinansiering

Redovisa den medfinansiering som har utbetalats från projektet under aktuell period. Välj ”Lägg till en rad” för respektive medfinansiär. För respektive rad anger du aktuell finansiär i rullista (enligt ärendebeslut) och belopp som har utbetalats till projektet. Under ”Medfinansiering” redovisar du även Bidrag i annat än pengar.

Bidrag i annat än pengar

Bidrag i annat än pengar utgör både kostnader och finansiering i projektet som inte betalas och bokförs av den sökande organisationen utan av externa offentliga eller privata organisationer. Beloppet du anger kommer automatiskt att även redovisas som en kostnad under Utgifter.

Läs mer om bidrag i annat än pengar

Dokument

Till den första ansökan om utbetalning (rekvisitionen) ska du alltid bifoga följande underlag:

• Huvudbok och resultaträkning för projektet och den aktuella perioden.
• Lägesrapport som beskriver utfall av genomförda aktiviteter och kostnader mot beslut och budget.
• Lönespecifikation för personal som är anställd av projektägaren och som lägger tid i projektet.
• Om det är samma tid nedlagd procentuellt varje månad ska du bifoga anställningsavtal och ett chefssignerat intyg där aktuell procentsats framgår. Om nedlagd tid varierar från månad till månad, eller om nedlagd tid endast är enstaka timmar vid behov, ska i stället tidrapport med tillhörande beräkning av timlönekostnad bifogas.
• Tidrapporter för redovisning av bidrag i annat än pengar (eget arbete) i förekommande fall.
• Kopior på fakturor och övriga bokföringsunderlag.
• Upphandlingsunderlag avseende externa tjänster i förekommande fall.

Till den andra ansökan om utbetalning och framåt kan Region Kalmar län godkänna att endast ett urval av kostnadsunderlaget behöver bifogas ansökan om utbetalning. Detta bestäms i dialog med din projektutvecklare.

Validera och skicka in din ansökan om utbetalning

När du är klar och har följt alla stegen ovan väljer du att validera din ansökan. Om något saknas eller har gjorts felaktigt får du ett felmeddelande. När allt är korrekt väljer du ”Skicka in din ansökan”.

När du har skickat in ansökan om stöd i Min ansökan ska ett missiv skrivas ut för underskrift av behörig företrädare för projektet. Du mejlar det underskrivna missivet till ansvarig projektutvecklare och ekonom på Region Kalmar län.

Lägesrapporter

Lägesrapport lämnar du i samband med varje ansökan om utbetalning, både i Min ansökan och i Region Kalmar läns mall för lägesrapport. 

Lägesrapport projektmedel - mall

I Min ansökan lämnar du lägesrapporter genom att ange utfallet av dina indikatorer enligt ärendebeslutet tillsammans med eventuella kommentarer. Dokumentet Lägesrapport projektmedel bifogar du under Dokument i miljön Lägesrapporter.

Beskriv projektets verksamhet under aktuell period, eventuella avvikelser, uppnådda resultat och uppföljning av indikatorer, samt dess koppling till redovisade kostnader och utfall mot planerad budget. Beskriv även särskilda insatser som bidrar till hållbarhetsperspektiven och hur du beaktat dem i genomförandet av projektets aktiviteter under aktuell period. Uppgifterna i rapporten ska återkoppla till vad som finns angivet i projektansökan. I samband med projektets sista ansökan om utbetalning ska du även lämna in en slutrapport (se nedan).

Uppföljning och utvärdering (slutrapportering)

Uppföljning av projektet sker löpande i samband med Ansökan om utbetalning och Lägesrapport mot planerade aktiviteter, delmål, indikatorer och budget (se ovan). I slutrapporten utvärderar vi tillsammans projektets resultat vid projektets slut samt förväntade effekter på lång sikt.

Slutredovisning tillsammans med slutrapport, enligt Region Kalmar läns mall, ska du lämna digitalt via Min ansökan senast det datum som anges i beslutet.

Slutrapport projektmedel - mall

Slutrapporten ska vara mer utförlig, analyserande och framåtsyftande än lägesrapporterna. Vi förväntar oss en analys och reflektion kring hur väl projektet uppnått och/eller bidragit till måluppfyllelse, kostnadseffektivitet och hållbar utveckling, vilka framgångsfaktorer och fallgropar som du har identifierat, samt hur du planerar att ta om hand uppnådda resultat efter projektets slut.

Förändringar i projekt

Ta kontakt med Region Kalmar län om det blir förändringar i projektet. Om vi bedömer att det krävs ett ändringsbeslut ska du skicka in en skriftlig begäran med motivering. Detta gäller även om stödet från Region Kalmar län endast utgör en mindre andel av den totala finansieringen i projektet.

Exempel på förändringar som kan kräva ändringsbeslut:

• budgetjustering då förskjutningar mellan kostnadsslag överstiger 20 procent alternativt motsvarar minst 20 000 kronor
• ändring av Region Kalmar läns procentuella andel av total finansiering
• ändring av projektperiod
• större ändring av projektets inriktning och genomförande
• byte av medfinansiär
• byte av projektägare.

Du som är projektägare ska omgående rapportera till Region Kalmar län om projektet avbryts, försenas, byter projektledare eller om annan väsentlig ändring inträffar. Du ska också meddela eventuell namn- och adressändring.

Ange att Region Kalmar län har finansierat projektet

Det är viktigt att kommunicera att Region Kalmar län har finansierat projektet. Region Kalmar läns logotyp ska alltid finnas på det material som projektet producerar och offentliggör.

Logotypen finns för nedladdning på Region Kalmar läns webbplats. Högerklicka på logon för att spara ner till din dator.

Kontakt